La primera consulta no requiere remitir todo el expediente
Para comprobar si podemos asumir una sustitución suele bastar con conocer el señalamiento y una explicación breve: materia, posición de tu cliente, actuación solicitada y volumen de documentación. Indica también si hay periciales, varios intervinientes o alguna dificultad que influya en la elección del abogado. La comprobación de posibles conflictos se organiza con el despacho por el canal acordado.
Evita adjuntar historias clínicas, documentación económica completa, datos de menores o declaraciones personales a un formulario de contacto general. Primero identificamos el encargo y acordamos cómo compartir la información necesaria. Una consulta puede describir el asunto sin reproducir los hechos íntimos del cliente.
Ordena los archivos según la función que cumplen
El orden más útil es el que permite pasar de una afirmación del escrito al documento que la sostiene. Mantén la numeración utilizada en el procedimiento y añade un índice si los archivos no resultan fáciles de identificar. Las carpetas pueden separarse de este modo, adaptándolas al acto:
- Señalamiento: citación completa, resolución que lo acuerda y comunicaciones posteriores que lo modifiquen.
- Escritos: demanda o solicitud, contestación y alegaciones posteriores relevantes.
- Documental: anexos identificados con la numeración que aparece en los escritos.
- Resoluciones y actuaciones anteriores: decisiones sobre prueba, actas y grabaciones disponibles que deban revisarse.
- Preparación: cronología, instructa, cálculos de trabajo y guiones de preguntas, separados de lo presentado al tribunal.
Distingue lo presentado de los borradores
Un archivo titulado «contestación final nueva» puede seguir siendo un borrador. Identifica expresamente la versión presentada y acompáñala, cuando resulte necesario para comprobar su contenido, de la constancia de presentación disponible. No mezcles una propuesta de acuerdo con el acuerdo finalmente alcanzado ni una hoja de cálculo inicial con la actualización posterior a un pago.
Si sustituyes un documento ya enviado, explica qué versión deja de utilizarse y qué ha cambiado. Es preferible un mensaje breve con esa indicación a reenviar toda la carpeta sin contexto. Conserva una referencia común —número de procedimiento o identificador interno— para que los archivos de asuntos similares no se crucen.
Acompaña el expediente de una nota que sitúe al compañero
La nota de entrega puede ser corta. Debe explicar qué pide cada parte, qué extremos siguen discutidos y qué actuación se encarga. Señala los documentos decisivos con una referencia concreta, por ejemplo al número de anexo y a la página. Si una resolución anterior condiciona la vista, destácala en lugar de confiar en que se encuentre entre los demás archivos.
Indica también las ausencias conocidas: una grabación todavía no disponible, un informe pendiente o un documento que no tienes. El letrado necesita distinguir entre una pieza que no existe y otra que simplemente no se ha remitido. Su relevancia se comenta al estudiar el asunto.
Comprueba el destinatario y que los archivos pueden consultarse
Acuerda con el despacho el medio de envío y quién debe tener acceso. Revisa destinatarios, permisos de los enlaces y adjuntos antes de compartirlos. Una carpeta restringida a una cuenta incorrecta puede dejar al sustituto sin documentos aunque el mensaje conste enviado. Confirma la recepción y que los archivos se abren, especialmente grabaciones, hojas de cálculo o documentos protegidos.
Comparte la información necesaria para preparar la intervención y evita incorporar copias ajenas al encargo. El envío al compañero no convierte esa documentación en material de libre circulación. Si necesitas instrucciones sobre conservación, devolución o eliminación de copias de trabajo, trátalas expresamente con el despacho.
Deja clara la situación del expediente al cerrar la preparación
Antes del acto, comunica cualquier novedad y confirma qué instructa debe utilizarse. Precisa quién seguirá recibiendo las notificaciones y cómo hará llegar al sustituto lo que afecte al señalamiento. La remisión de documentos no implica por sí sola que el compañero asuma toda la gestión posterior ni sustituye la conversación sobre el alcance del encargo.
Para tu siguiente encargo
Antes de dar por entregado el expediente
- La citación y la última modificación están identificadas.
- Los escritos presentados se distinguen de los borradores.
- La numeración documental coincide con las referencias de la instructa.
- Las piezas que faltan se han comunicado.
- El destinatario puede abrir los archivos y conoce el contacto del despacho.
Preguntas frecuentes
¿Es suficiente enviar un enlace a nuestra carpeta habitual?
Puede servir si los permisos funcionan, los archivos están identificados y el letrado sabe cuáles son relevantes. Acompaña el enlace de un índice o una nota y comprueba el acceso. Evita que una carpeta de trabajo cambiante sea la única referencia sin avisar de sus actualizaciones.
¿Tengo que enviar documentos que ya figuran transcritos en la demanda?
Si resultan relevantes para la actuación, conviene facilitar también el documento. Una transcripción puede no mostrar su contexto, anexos o elementos discutidos. El sustituto necesita poder consultar aquello sobre lo que deba preguntar, alegar o responder.
Orientaciones de organización para profesionales. Deben adaptarse al expediente, a la actuación y a las instrucciones del letrado director; no sustituyen el estudio jurídico del asunto.