Empieza por la actuación, no por toda la historia del cliente
Identifica el procedimiento, la parte a la que se asiste, el acto señalado y la petición que debe sostenerse. Una audiencia previa requiere una preparación distinta de un juicio con interrogatorios. Si el sustituto interviene después de otra comparecencia, resume qué quedó decidido y qué sigue pendiente, con referencia al acta o a la resolución correspondiente.
Después sitúa el conflicto en unas líneas. Explica qué pide la contraparte y dónde está la controversia real. Los antecedentes extensos pueden remitirse a una cronología separada; la primera página debe permitir al compañero entender para qué acude y cuál es el punto central de la actuación.
Relaciona cada hecho discutido con su prueba
Diferencia los hechos admitidos de los que deben acreditarse y de los que presentan dificultades. Junto a cada extremo controvertido, señala el documento, la declaración o el informe relevante. Utiliza referencias que coincidan con el expediente entregado: número de documento, página, apartado o minuto de la grabación disponible.
También deben aparecer las objeciones previsibles. Si una comunicación admite dos interpretaciones o un testigo puede contradecir un documento, indícalo. La instructa gana utilidad cuando permite preparar una respuesta razonada, en lugar de ofrecer únicamente la versión más favorable del asunto.
En los interrogatorios, explica para qué sirve la pregunta
Una lista de preguntas puede ser un buen punto de partida, pero conviene agruparlas por objetivos. El sustituto debe saber qué hecho pretende aclarar cada bloque, qué respuesta se espera a partir de los antecedentes y qué documento permitirá contrastarla. Así podrá adaptar el interrogatorio a lo que se haya declarado antes.
Reserva un espacio para las cuestiones que no deben perderse y distingue las preguntas centrales de las accesorias. En la pericial, precisa qué conclusión se discute y qué premisa técnica interesa comprobar. Evita convertir una instrucción de trabajo en un texto que solo tenga sentido si se recita de principio a fin.
Ejemplo hipotético: una reclamación por servicios
El siguiente supuesto es completamente ficticio y sirve únicamente para mostrar cómo ordenar una instructa. No describe un cliente, un procedimiento real ni una solución jurídica aplicable a otro expediente. Imaginemos que una empresa reclama el precio de unos servicios y la otra parte discute que se completara una fase del trabajo.
Una nota de preparación podría distinguir estos apartados:
- Objeto de la actuación: preparar la asistencia al juicio ya señalado; el despacho mantiene la dirección del procedimiento.
- Punto discutido: si se entregaron los trabajos de la segunda fase. La primera fase no se discute en este ejemplo.
- Documentos que revisar: contrato y correo de entrega, identificados como anexos 1 y 4 del expediente ficticio.
- Objetivo del interrogatorio: aclarar quién recibió el correo, qué archivos contenía y qué respuesta se dio.
- Dificultad conocida: el justificante de envío no explica por sí solo el contenido de los archivos; comentarlo con el letrado director.
- Negociación: trasladar cualquier propuesta al despacho; no hay una cantidad autorizada de antemano.
Deja escrito qué se puede decidir y qué necesita consulta
Si contemplas un acuerdo, concreta las condiciones autorizadas y quién puede aceptar una variación. A veces importa más la forma de cumplimiento que la cifra: pagos, entregas, renuncias o el contenido de una comunicación pueden necesitar instrucciones separadas. No utilices «negociar lo que se vea conveniente» si el cliente tiene límites que el sustituto desconoce.
Añade un contacto del despacho que conozca el asunto y estará localizable. Si alguna decisión debe consultarse además con el cliente, acordad cómo hacerlo. La coordinación de la sustitución y las facultades de quienes comparecen deben tratarse expresamente, sin deducirlas de una frase genérica de la instructa.
La versión definitiva se cierra después de hablar
Remite la instructa con margen para que el compañero pueda leerla junto al expediente y plantearte dudas. Tras la conversación, incorpora las aclaraciones y fecha la versión acordada. Si llega una novedad, señala qué apartado cambia. Una instrucción verbal importante debe quedar recogida para no depender de recuerdos distintos durante el señalamiento.
Para tu siguiente encargo
Revisión de la instructa antes de enviarla
- El objeto del acto y las peticiones están claros.
- Las referencias documentales se pueden localizar.
- Las preguntas tienen un objetivo explicado.
- Las dificultades y posibles incidencias están señaladas.
- Los límites de negociación, contactos y versión están actualizados.
Preguntas frecuentes
¿Hay una extensión adecuada para cualquier instructa?
No. Depende del acto y de la complejidad. Es preferible una nota clara con anexos de apoyo que un resumen extenso donde se mezclen antecedentes, preguntas e instrucciones. El letrado debe poder localizar lo esencial durante la actuación.
¿La instructa impide adaptar las preguntas a lo que ocurra en sala?
Debe permitir esa adaptación. Explicar la finalidad de cada pregunta ayuda a intervenir con criterio. Conviene distinguir entre la posición que debe mantenerse y una formulación de trabajo que puede cambiar según las respuestas y el desarrollo del acto.
Orientaciones de organización para profesionales. Deben adaptarse al expediente, a la actuación y a las instrucciones del letrado director; no sustituyen el estudio jurídico del asunto.